Jaarverslag De Haagse Hogeschool

Het is elk jaar weer een gigantische uitdaging: het schrijven van het jaarverslag van De Haagse Hogeschool. Er gebeurt in een jaar ontzettend veel bij een hbo-instelling als De Haagse. Mooie resultaten en bijzondere hoogtepunten natuurlijk, maar ook zaken die minder goed zijn gegaan. Alles komt te staan in een eerlijk en helder verantwoordingsdocument. Daarmee laat De Haagse aan haar studenten, medewerkers, de overheid en andere belanghebbenden zien wat er allemaal heeft gespeeld in een verslagjaar.

“Geweldig om hier samen met mijn collega’s aan mee te mogen werken!” Onze tekstschrijver Arie Verhoef is al enkele jaren nauw betrokken bij de totstandkoming van het jaarverslag. Hij vertelt: “Bij een project als dit zijn veel mensen betrokken. De informatie voor een jaarverslag komt altijd uit alle lagen en hoeken van de organisatie. En dat is ook waar voor ons de grootste uitdaging zit. Al deze informatie moet samenkomen in één helder en consistent verhaal. Alle informatie moeten we koppelen aan een groter geheel; je moet de verbanden zien en duidelijk maken waarom beslissingen zijn genomen. Samen met de coördinator en regievoerder van De Haagse werken we er elk jaar hard aan om dit zo goed mogelijk te doen binnen de daarvoor gestelde tijd.”

"Bij een project als dit zijn veel mensen betrokken. De informatie voor een jaarverslag komt altijd uit alle lagen en hoeken van de organisatie."

Voortraject

Om één verhaal te kunnen realiseren is het voortraject heel belangrijk. Al in een zeer vroeg stadium organiseren de contactpersoon van De Haagse en Arie samen een voorlichtingsbijeenkomst. Alle medewerkers die op welke manier dan ook betrokken zijn bij het jaarverslag zijn hierbij aanwezig. Arie: “Denk hierbij aan afdelingshoofden, medewerkers die we gaan interviewen en medewerkers die schriftelijk informatie gaan aanleveren. De Haagse geeft dan aan wat de kernboodschappen van het komende jaarverslag zijn en vooral ook waarom. Ik geef voorlichting over doelgericht schrijven en het gekozen abstractieniveau. Zo krijgen we alle neuzen dezelfde kant op en kan iedereen zich voorbereiden op zijn of haar taak binnen het proces.” 

Korte lijnen, snel schakelen

Tijdens een dergelijk groot project gaat er altijd wel iets niet geheel volgens planning. Zo is bijvoorbeeld voor een bepaald hoofdstuk een net andere invalshoek beter of blijkt dat we voor specifieke informatie toch een andere contactpersoon moeten interviewen. Arie: “Gelukkig kunnen we dan snel schakelen met goed bereikbare, fijne contactpersonen bij De Haagse. Mede door die goede samenwerking werken wij elk jaar met veel plezier aan het jaarverslag!”

“Arie was echt een sparringpartner. Hij was heel flexibel als ik nog aanpassingen wenste, maar hij was ook kritisch over de veranderingen. ‘Komt de rode draad zo nog wel voldoende naar voren?’ Dat meedenken waardeer ik enorm. Ik kan terugkijken op een mooi resultaat. Binnen de gestelde tijd hebben we een veelomvattend jaarverslag opgesteld!” 

Angela Smit
Regievoerder jaarverslag 2015
De Haagse Hogeschool